Dokumenty księgowe za dany okres sprawozdawczy powinny być przechowywane w sposób, który zapewni ich nienaruszalność i łatwe odszukanie. Powinny one być przechowywane w siedzibie przedsiębiorstwa, miejscu prowadzenia działalności lub w miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych. Dokumenty te są niezbędne w sytuacji kontroli jednostki gospodarczej, gdyż maja one charakter dowodowy.
Okres przechowywanie określonych dokumentów jest następujący:
- Listy płac – powinny być przechowywane przez okres 50 lat.
- Dowody księgowe, dokumenty z inwentaryzacji, księgi rachunkowe – okres 5 lat.
- Dowody kasowe, odcinki paragonowe – co najmniej do momentu rozliczenia osób, którym powierzono składniki majątkowe.
- Dokumenty polityki rachunkowości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności.
- Dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat.
- Dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji.
- Sprawozdanie finansowe – zawsze.
Należy zaznaczyć, że okres przechowywania list płac rozpoczyna się od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika (pracodawcy), pozostałych dokumentów od początku roku następującego po roku, którego dane dokumenty dotyczą.
Okres przechowywania dokumentów dla celów podatkowych jest najczęściej dłuższy o 1 rok od czasu, jaki został określony w ustawie o rachunkowości.
Dokumenty księgowe przechowuje się w taki sposób, aby uchronić je przed:
- wprowadzeniem niedozwolonych zmian
- nieupoważnionym rozpowszechnieniem
- uszkodzeniem
- zniszczeniem.
W polityce rachunkowości należy określić rodzaj dowodów księgowych (dowodów źródłowych) przyjmowanych do ewidencji, są to m.in.:
OdpowiedzUsuńdowody zewnętrzne obce – dokumenty otrzymane od zewnętrznych kontrahentów, np. faktury, rachunki;
dowody zewnętrzne własne – dokumenty wystawiane przez organizację i przekazywane w oryginale kontrahentowi, np. faktury wystawiane przez stowarzyszenie/fundację, noty księgowe, rachunki;
dowody wewnętrzne – dotyczące dokumentowania operacji wewnątrz organizacji, np. listy płac, rachunek rozliczenia umów zlecenia i umów o dzieło, dokumenty obrotu kasowego (KP, KW, druk zaliczki, druk rozliczenia zaliczki), dokumenty obrotu magazynowego (PZ, RW, MM), dokumenty obrotu środków trwałych (OT, PT, LT);
dowody zbiorcze – np. raport kasowy.
Samo przechowywanie dokumentów jest ważnym elementem funkcjonowania firmy tak samo jak i archiwizacja. Zresztą jak widziałem na https://www.connecto.pl/archiwizacja-dokumentow-w-przedsiebiorstwie/ to posiadanie specjalnych programów do archiwizacji na pewno pomaga nam w tym aby panował ład i porządek.
OdpowiedzUsuńSą to niezwykle ważne sprawy lecz ja jeszcze chcę wam powiedzieć, że również bardzo istotna jest sama archiwizacja. Od siebie chcę wam polecić w takim razie firmę https://archiveo.pl/ która takimi rzeczami się właśnie zajmuje.
OdpowiedzUsuńFirmy decydujące się na outsourcing usług księgowych często poszukują partnerów, którzy nie tylko zadbają o zgodność z przepisami, ale także pomogą zoptymalizować procesy finansowe. Współpraca z doświadczonymi księgowymi może przyczynić się do lepszego zarządzania zasobami finansowymi firmy. Właściciele firm, wybierając zewnętrzne biura księgowe, oczekują od nich elastyczności oraz dostosowania do specyficznych potrzeb biznesowych. Ważnym aspektem jest również dostęp do nowoczesnych narzędzi i technologii, które ułatwiają kontrolę oraz analizę danych finansowych. Osoby poszukujące takich usług mogą rozważyć odwiedzenie strony https://duet-sc.pl/, by dowiedzieć się więcej o możliwościach współpracy.
OdpowiedzUsuń